1.  Operare SocrateCloudCRM

1. Accesare SocrateCloudCRM

Accesarea SocrateCloudCRM se face la adresa: https://support.bitsoftware.ro/soweb sau https://my.socratecloud.com/soweb/ 

Se va deschide ecranul de mai jos:

În acest ecran se introduc următoarele informaţii:

• E-mail: adresa dvs. de e-mail 

• Parola: parola setata de dvs. anterior (la prima logare folositi butonul "Mi-am uitat parola")

• Limba: limba dorită pentru afişarea meniurilor/ecranelor 

După ce se validează cu butonul OK, se deschide un nou ecran cu următoarele câmpuri precompletate (sau se pot selecta din listă):

• • Rol: SocrateXRM - Customer Support Group (Full) sau SocrateXRM - Customer Support Group (în funcţie de drepturile de acces stabilite pentru dvs.)

  • Titular: SocrateXRM

  • Societatea, Gestiunea si Imprimanta: nu sunt folosite in implementare curenta, se poate alege orice din lista.

In acest ecran va rugam sa bifati "Tine minte setarile" pentru ca sa nu mai treceti prin acest pas la urmatoarea logare.

1.1 Schimbare parola in caz ca nu mai puteți accesa sistemul

Dacă un utilizator și-a uitat parola, poate apela la butonul "Mi-am uitat parola". 

Prin apăsarea acestui buton, sistemul va trimite un e-mail de confirmare a cererii de schimbare a parolei, pe adresa de e-mail a utilizatorului respectiv:

Acesta trebuie să acceseze căsuţa poştală şi să parcurgă indicaţiile din mesajul primit. Mesajul difera daca acelasi email este folosit pe mai multi titulari.

Dacă destinatarul emailului este cel care a facut solicitare si doreste schimbare a parolei, trebuie sa acceseze link-ul din email si atunci o sa fie redirectionat catre o fereastra in care trebuie sa introduca noua parola.

Utilizatorul se poate loga acum în sistem cu noua parolă setată.

2. Ecran de întâmpinare (Home Screen)

Ecranul de întâmpinare în sistemul CRM BIT Software se prezintă sub forma unui ecran cu 2 zone:

• zona de sesizări prezentate sub formă de tablou de bord (K-board)

• zona de butoane pentru acces rapid la informatii suplimentare

2.1 K-Board

Sesizările deschise sunt afişate în acest ecran (Kanban boards ) sub forma de "carduri", împărţite pe categorii: sesizări de tip Dezvoltare: RFC/BUG şi sesizări de tip Servicii: cazuri (incidente/intrebari), cereri de asistenţă/servicii, asistenţă comercială, CR (Change Request).

Succesiunea coloanelor reprezintă gruparea stărilor prin care trece o sesizare începând de la înregistrare până la livrare:

• • Queue = conţine sesizări care au fost preluate si sunt alocate spre rezolvare unui consultant;

  • Waiting = grupează sesizările la care nu se lucreaza, ele aşteapta răspuns de la client sau intern;

  • Analisys = este categoria pentru sesizările care sunt in faza de documentare/specificatii;

  • Working = grupează sesizări care se află în lucru;

  • Testing = activitaea de executie a fost terminata si se află în testare interna;

  • Delivered = contine sesizările care aşteaptă confirmarea soluţiei livrate sau impachetarea solutiei intr-o versiune viitoare.

Pe ecranul K-Board se improspătează informatiile apasând butonul de Împrospătare date (refresh).

Cifra afişată in stângă pe eticheta unei sesizări reprezintă numărul de zile calendaristice cumulat de sesizare de la data introducerii până la data curenta

Cifrele afişate în mijloc reprezintă numărul de înregistrare al sesizării.

Cifra afişată in dreaptă reprezintă numărul de zile de la ultima acţiune vizibila clientului.

Suprapunerea cursorului peste o etichetă de sesizare va afişa sumarul sesizării şi alte informaţii utile. 

2.2 Comenzi rapide ("Bara cu butoane")

Zona din stânga jos a ecranului Home conţine butoane de acces către sesizari, documente comerciale (Comenzi, Facturi, Plăţi etc), livrabile (zona de download).

• Sesizare nouă - se deschide ecranul de adăugare sesizări. Mai multe detalii la Introducere sesizări

• Sesizările mele deschide lista de sesizari deschise. 

  • Pentru a căuta o sesizare închisă sau pentru a folosi alte filtrări, se poate folosi butonul de filtrare (butonul nr 6 din lista de butoane) sau combinaţia de taste Alt-L.

Sectiunea Documentele mele

• Livrabilele mele direcţionează către ecranul de download ale aplicaţiilor achiziţionate, versiuni noi de actualizare, etc. Aceasta optiune este disponibila doar pentru anumite aplicatii furnizate de ENTERSOFTONE. Dacă acest ecran nu se deschide înseamnă că nu aveţi configurate drepturi de acces.

• Facturile mele (temporar indisponibila) vă direcţioneaza către lista de facturi care au fost emise către organizaţia din care faceţi parte. Dacă acest ecran nu se deschide înseamnă că nu aveţi configurate drepturi de acces la documente comerciale.

• Plăţile mele (temporar indisponibila) vă direcţionează către lista de plăţi facute de dvs si înregistrate la noi in sistem. Dacă acest ecran nu se deschide înseamnă că nu aveţi configurate drepturi de acces la documente comerciale.

• Comenzile mele (temporar indisponibila) va deschide ecranul de căutare comenzi plasate la BIT Software, ecran de unde aveţi posibilitatea de a vizualiza si adauga comenzi

3. Sesizări

3.1. Vizualizare sesizări

După autentificarea în sistemul CRM BIT Software veţi avea acces la ecranul de vizualizare sesizări accesând meniul "Sesizarile mele (tert)":

Pentru a regăsi sesizările introduse trebuie să apasaţi butonul de căutare (butonul nr 6 - lupa) şi să aplicaţi filtrele din ecranul ce se deschide:

In ecranul de baza, in câmpul Nr document, puteţi introduce numărul sesizării, dacă este cunoscut. Sau puteti să căutaţi după conţinutul sesizării (subiect sau sumar) utilizând căutare de tip wildcard: %text de cautat%

Se pot utiliza criterii avansate de căutare accesând filtrele de pe tab-ul Avansat pentru a identifica sesizări introduse de către o anumită persoană sau introduse într-un anumit interval de timp:

Rezultatul căutarii este afişat implicit ca şi vizualizare de tip grid.

Peste filtrul aplicat în ecranul de vizualizare sesizări se poate face căutare între liniile aduse, prin introducerea cuvântului sau textului căutat în câmpul dedicat acestei căutări, se aplică asupra campurilor Număr sesizare, tip sesizare, grup, stare, sumar, reprezentant, terţ, terţ(reprezentant), creat de:

La renunţarea la căutare trebuie golit câmpul Căutare în grid şi ieşit cu <Enter>.

Sesizările pot fi ordonate crescător sau descrescător în grid după criterii diferite, apasând pe denumirea coloanei după care se face ordonarea.

În zona de jos a ecranului, denumită Actualizări, se pot vedea notele sesizării pe care s-a făcut click în gridul de sesizări.

Ecranul de sesizări poate fi configurat să afişeze doar coloanele de interes. Configurarea coloanelor ce vor fi afişate se face din meniul contextual accesibil cu click dreapta mouse pe oricare din coloane.

Se debifează coloanele ce nu prezintă interes şi se apasă butonul pentru salvare customizări.

3.2 Rapoarte listă sesizări şi fişa sesizare

Rapoartele sunt prezentare în format PDF, trebuie să verificaţi în browser-ul de Internet ca ferestrele de tip pop-up să fie permise.

Lista sesizărilor returnate în urma interogării efectuate în ecranul de sesizări poate fi salvată ca şi fisier PDF/Excel apasând butonul Raport.

Fișa sesizare se poate afisa și exporta ca PDF dacă se apasă butonul Print, fiind poziționați pe sesizarea corespunzatoare.

3.3 Introducere sesizări

Sesizarea nouă se introduce apăsând butonul Sesizare nouă (stânga jos) din tabul Home.

In campul Tip sesizare puteti alege intre:

• Caz - solicitare simpla care se poate rezolva rapid si se scade din numarul de tichete precontractate

• Servicii de asistenta - solicitare de ajutor care de obicei implica un efort mai mare de o ora pentru solutionare si se refera la functionalitati implementate deja la dvs. Serviciile sunt facturabile suplimentar cazurilor precontractate sau se scad dintr-un eventual abonament de servicii de asistenta cu ore preplatitate.

• CR (Change Request) - solicitare de schimbare a unor functionaliatati, adaugarea unor functionalitati sau configurari noi. Aceste servicii de implementare sau dezvoltare sunt de obicei complexe si necesita analiza/specificatii si aprobarea unui buget din partea dvs.

In campul Contact Client, sistemul propune numele utilizatorului logat in sistem, dar se poate alege si o alta persoana din organizatia clientului daca aceasta va prelua responsabilitatea comunicarii pe marginea acestei sesizari.

In campul de Notificari suplimentare se pot adauga adrese de email separate prin "," sau ";"

In urma realizarii unei actiuni pe sesizare sistemul trimite notificari pe email catre: persoana care a adaugat sesizarea, persoana din campul "Contact client" si catre lista de emailuri specificata in campul "Notificari suplimentare"

După completarea campurilor si apasarea butonului Ok, sesizarea va primi un număr de ordine şi se va trimite un e-mail de notificare legat de înregistrarea sesizării.

Se pot ataşa la sesizare fişiere reprezentând imagini sau text sau alt tip de fişier (în limita a 4MB per fişier) dacă apăsaţi butonul de ataşamente din fereastra Sesizarile mele (tert).

acesta va deschide un ecran în care există posibilitatea să se opereze încărcarea de fişiere.

Tot din ecranul de ataşamente se pot vizualiza şi descărca fişiere ataşate de sesizare.

3.3. Schimbare parolă utilizator din interiorul aplicației

În meniul (cele 3 puncte din partea stanga sus a ecranului) se regăseşte un proces de schimbare parolă. 

Pentru a modifica o parolă trebuie să cunoaşteţi parola anterioară. Daca nu o cunoasteti puteti folosi mecanismul de la sectiunea 1.1

După completarea parametrilor se poate porni procesul de modificare parolă apasând  butonul "Start" (stanga sus).

4. Tutorial video operare SocrateCloudCRM (CRM-BIT)

5. Adrese de email support

Pentru anumite aplicatii din portofoliul ENTERSOFTONE exista posibiliatea adaugarii automate a unor sesizari in baza unui email (care poate sa contina si atasamente).

Tot via email, in baza unui reply la unul din mesajele trimise de sistemul CRM se pot adauga note la sesizarea la care face referire mesajul.

Lista aplicatiilor care permit si comunicarea cu sistemul CRM pe email este disponibila aici: https://kb.bitsoftware.ro/home/SupportEmailList