1. Instrucţiuni operare SocrateCloudCRM

Observatie: Pentru a vizualiza capturile de ecran intr-un format mai mare va rugam sa faceti "click" pe acestea. 



Accesare SocrateCloudCRM


Accesarea SocrateCloudCRM se face de pe adresa: https://support.bitsoftware.ro/soweb sau https://my.socratecloud.com/soweb/ 
Se va deschide ecranul de mai jos:




În acest ecran se introduc următoarele informaţii:
- E-mail: adresa de e-mail 
- Parola: parola transmisă de către BIT Software pentru autentificarea pe portalul de preluare sesizări
- Limba: limba dorită pentru afişarea meniurilor/ecranelor 
- opţiunea "Selectează rol" să fie activă.

După ce se validează cu butonul OK, se deschide un nou ecran cu următoarele câmpuri precompletate, în caz contrar se selectează din listă:
  • Rol: BIT Software - Customer Support Group (Full) sau Customer Support Group (în funcţie de drepturi acordate)
  • Titular: BIT Software
  • Societate: în funcţie de societatea asociată clientului
  • Gestiune: precompletată în funcţie de societatea selectată




Dacă un utilizator și-a uitat parola, poate apela la butonul "Mi-am uitat parola". Prin apăsarea acestui buton, sistemul va trimite un e-mail de confirmare a cererii de schimbare a parolei, pe adresa de e-mail a utilizatorului respectiv:



Acesta trebuie să acceseze căsuţa poştală şi să parcurgă indicaţiile din mesajul primit. Dacă utilizatorul confirmă cererea de schimbare a parolei, atunci sistemul îi va trimite o nouă parolă printr-un mesaj nou, la aceeaşi adresă de e-mail:








Utilizatorul se poate loga acum în sistem cu noua parolă primită. Acesta îşi poate schimba parola primită de la sistem cu una dorită, folosind procesul "Schimbare parolă".

Atentie! Dacă adresa de email este utilizată pentru mai mulţi utilizatori de pe titulari diferiţi, prin apăsarea link-ului se va reseta parola pentru toţi utilizatorii/titularii respectivi.




Ecran de întâmpinare (Home Screen)

Ecranul de întâmpinare în sistemul CRM BIT Software se prezintă sub forma unui ecran cu 2 zone:
- zona de sesizări prezentate sub formă de tablou de bord (K-board)
- zona de butoane pentru acces rapid la sesizări prefiltrate şi documente (livrabile/download şi facturi)




K-Board

Sesizările sunt afişate în acest ecran sub forma grafică, împărţite pe categorii: sesizări de tip dezvoltare (RFC si BUG) şi sesizări de tip servicii (cereri asistenţă care pot fi de implementare, suport tehnic sau comercială-licentiere şi întrebări).
Succesiunea coloanelor reprezintă succesiunea de stări prin care trece o sesizare începând de la înregistrare până la livrare:

  • Queue = conţine sesizări in starea Alocat către un consultant;
  • Waiting = grupează sesizările ce aşteapta răspuns sau sunt în aşteptarea unui termen planificat;
  • Analisys = este categoria pentru sesizările ce asteaptă clarificări suplimentare;
  • Working = grupează sesizări care se află în lucru;
  • Testing = este o stare ce se refera strict la categoria celor de dezvoltare şi se află în testare;
  • Delivered = categorie de stări pentru sesizările ce se pot livra sub forma unui pachet de actualizare sau aşteaptă confirmarea soluţiei.
O sesizare poate să parcurga aceeaşi înşiruire de stări în repetate rânduri, până la soluţionare.
Pe ecranul K-Board se improspătează datele apasând butonul de Împrospătare date.




Cifra afişată pe extrema stângă de pe eticheta unei sesizări reprezintă numărul de zile calendaristice cumulat de sesizare de la data introducerii până la data consultării pe K-Board. 
Cifrele afişate în mijloc reprezintă numărul de înregistrare al sesizării.
Cifra afişată pe extrema dreaptă reprezintă numărul de zile de la ultima acţiune cu vizibilitate terţ.
Suprapunerea cursorului de la mouse peste o etichetă de sesizare va afişa sumarul sesizării şi informaţii referitoare la ultima acţiune. 
e o etichetă de sesizare se poate face dublu-click si se va deschide ecran nou sesizări cu sesizarea respectivă preselectată.

Comenzi rapide ("Bara cu butoane")




Zona din stânga jos a ecranului Home conţine butoane de acces către sesizari, documente comerciale (Comenzi, Facturi, Plăţi etc), livrabile (zona de download) pentru care accesul poate fi limitat, în funcţie de rolul în organizaţie.

  • Sesizare nouă - se deschide un ecran simplificat de adăugare sesizări.


  • Sesizările mele deschide lista de sesizari deschise. Pentru a căuta o sesizare închisă sau pentru a folosi alte filtrări, se poate folosi butonul de filtrare (butonul nr 6 din lista de butoane) sau combinaţia de taste Alt-L.
  • BackLog deschide ecranul de sesizări suport în care sunt pre-filtrate sesizările care încă nu au intrat în K-Board.
  • Livrabilele mele direcţionează către ecranul de download ale aplicaţiilor achiziţionate, versiuni de actualizare, etc. Dacă acest ecran nu se deschide înseamnă că nu aveţi configurate drepturi de acces.
  • Facturile mele vă va direcţiona către lista de facturi care au fost emise către organizaţia din care faceţi parte. Dacă acest ecran nu se deschide înseamnă că nu aveţi configurate drepturi de acces la documente comerciale.
  • Plăţile mele vă direcţionează către lista de plăţi înregistrate in sistemul BIT Software şi asociate de facturi. Dacă acest ecran nu se deschide înseamnă că nu aveţi configurate drepturi de acces la documente comerciale.
  • Comenzile mele vă deschide ecranul de căutare comenzi plasate la BIT Software, ecran de unde aveţi posibilitatea de a adauga comenzi de produse si servicii BIT Software.



Pentru adăugare comandă se apasă butonul 1 Înregistrare nouă, se completează datele (selecţie client, client facturare) si se salvează datele (buton 2). Apoi se adaugă liniile de document apăsând butonul 3 de adăugare înregistrare nouă.
În ecranul următor se poate selecta articolul şi/sau produsul dorit:


După selectare articol puteţi introduce cantitatea şi salvaţi datele.
Ca să reveniţi în ecranul principal al comenzii apăsaţi pe săgeata Comanda aflată în partea dreapta sus a documentului

Comanda rămâne în stare Draft, ea urmând a fi prelucrată de către Departamentul Comercial BIT Software.



Sesizări

Vizualizare sesizări

După autentificarea în sistemul CRM BIT Software veţi avea acces la ecranul de vizualizare şi introducere sesizări accesând meniul sesizări suport:




Pentru a regăsi sesizările introduse trebuie să apasaţi butonul de căutare


şi să aplicaţi filtrele din ecranul ce se deschide:



În câmpul Nr document puteţi introduce numărul sesizării dacă este cunoscut, să cautaţi după conţinutul sesizării utilizând cautare de tip wildcard cu % şi identificând sesizarea după textul conţinut.
Se pot utiliza criterii avansate de căutare accesând filtrele de pe tab-ul Avansat pentru a identifica sesizări introduse de către o anumită persoană sau introduse într-un anumit interval de timp:



Rezultatul căutarii este afişat implicit ca şi vizualizare de tip grid.

Peste filtrul aplicat în ecranul de vizualizare sesizări se poate face căutare între liniile aduse, prin introducerea cuvântului sau textului căutat în câmpul dedicat acestei căutări, se aplică asupra campurilor Număr sesizare, tip sesizare, grup, stare, sumar, reprezentant, terţ, terţ(reprezentant), creat de:




La renunţarea la căutare trebuie golit câmpul Căutare în grid şi ieşit cu <Enter>.
Sesizările pot fi ordonate crescător sau descrescător în grid după criterii diferite, apasând pe denumirea coloanei după care se face ordonarea.
În zona de jos a ecranului, denumită Actualizări, se pot vedea notele sesizării pe care s-a făcut click în gridul de sesizări.

Ecranul de sesizări poate fi configurat să afişeze doar coloanele de interes. Configurarea coloanelor ce vor fi afişate se face din meniul contextual accesibil cu click dreapta mouse pe oricare din coloane.


Se debifează coloanele ce nu prezintă interes şi se apasă butonul pentru salvare customizări.





Rapoarte listă sesizări si fisa sesizare

Rapoartele sunt prezentare in format PDF, trebuie să verificaţi în browser-ul de Internet ca ferestrele de tip pop-up să fie permise.

Lista sesizărilor returnate în urma interogării efectuate în ecranul de sesizări poate fi salvată ca şi fisier PDF apasând butonul Raport



Fisa sesizare se poate afisa si exporta ca PDF daca se apasa butonul Print, fiind pozitionati pe sesizarea corespunzatore.


Fisa sesizare




Introducere sesizări

Sesizarea nouă se introduce apăsând butonul Sesizare nouă (stânga jos) din meniul Home



După introducerea problemei întâmpinate sau a cerinţei se apasa butonul Ok.


După salvare sesizarea va primi un număr de ordine şi se va trimite un e-mail de notificare legat de înregistrarea sesizării.
Dacă se doreşte adăugarea de comentarii suplimentare legate de sesizare, se identifica sesizarea dupa număr utilizând funcţionalitatea de căutare prezentată anterior, se expandează vizualizare de tip grid în vizualizare de tip ecran şi se completează nota/comentariul dorit în zona numită Rezultat. Limitarea este de asemenea la 2000 caractere ca şi textul sesizării. Pentru salvarea notei se apasă acelaşi buton ca şi la salvarea sesizării, prezentat şi în imaginea de mai sus.
Se pot ataşa la o sesizare şi fişiere reprezentând imagini sau text sau alt tip de fişier în limita a 250Kb per fişier dacă apăsaţi butonul de ataşamente

după care se va deschide un ecran în care există posibilitatea să se opereze încărcarea de fişiere.



Validarea încărcării se face apăsând OK.
Tot din ecranul de ataşamente se pot vizualiza şi descărca fişiere ataşate de sesizare.

Schimbare parolă utilizator

În meniul (cele 3 puncte din partea stanga sus a ecranului) se regăseşte un proces de schimbare parolă. 



Pentru a modifica o parolă trebuie să cunoaşteţi parola anterioară. În ecranul ce se deschide la apelarea procesului veţi avea de completat următorii parametri:
-parolă veche
-parolă nouă
-confirmare parolă nouă


După completarea parametrilor enumeraţi anterior se poate porni procesul de modificare parolă apasând "Start".